Catalogar, según la RAE, consiste en clasificar, encasillar dentro de una clase o grupo a alguien o algo. Esto sirve, entre otras cosas, para facilitar la búsqueda y selección de recursos. En nuestro caso, de recursos educativos.

La catalogación es una tarea que han desempeñado bibliotecas y centros de documentación desde sus inicios, con el fin de proporcionar acceso a las publicaciones. Para ello, han seguido un conjunto de normas y estándares que, aunque han cambiado a lo largo del tiempo, se pueden englobar bajo el término general de sistemas de catalogación.

Así, un sistema de catalogación es un conjunto de normas y estándares que permite clasificar elementos. En el entorno educativo, dichos elementos son registros referidos a colecciones de recursos de información, que permiten dirigir las búsquedas hasta encontrarlos.

En la época actual, gran parte de los recursos educativos que incluyen información son de tipo digital. Esta característica hace que la cantidad de recursos aumente sin cesar, muchos de ellos abiertos y de libre acceso si se cumplen ciertas condiciones. Por ello se hace necesario establecer sistemas flexibles para clasificarlos, en función de aquellos criterios que nos ayuden a localizarlos después con rapidez y a utilizarlos de una manera más eficaz, además de permitir el uso de tecnología también digital para extraer información del propio recurso (información conocida como metadatos, entendiendo como tales aquellos datos usados para ayudar a identificar, describir y localizar recursos digitales en la red, proporcionando información descriptiva y analítica sobre ellos).

Los metadatos deben:

• Proporcionar una caracterización clara de un recurso de información específico.
• Poder almacenarse en catálogos.
• Servir para ayudar al usuario a acceder a los recursos que le interesen.

Hemos de tener en cuenta que la causa principal de los errores en la localización de recursos no es que los buscadores utilicen métodos que los describan de forma poco adecuada, sino que los propios archivos carecen de datos suficientes de descripción.