El primer paso para ordenar recursos educativos es describirlos con detalle a partir de sus características, conforme a algún estándar o metadato que permite a los usuarios encontrar y seleccionar los recursos que les interesan.

Los metadatos son la mínima información indispensable para identificar un recurso. Es decir, son recursos descriptivos en sí mismos, datos que indican características sobre los datos presentes en el recurso que nos interesa, facilitando así la identificación y ubicación del mismo. En el ámbito educativo, metadatos de interés son el formato (vídeo, audio, imagen, etc.), la información sobre los derechos de autor o el contenido curricular.

Cuando subimos un recurso, propio o modificado a partir de otro que lo permite, a una plataforma o a un repositorio, debemos incluir metadatos para hacer más sencilla la búsqueda. Las propias plataformas ofrecen la posibilidad de incluirlos. Existen diferentes estándares para la asignación de metadatos, por lo que lo más recomendable es empezar introduciéndolos en plataformas y repositorios que ofrezcan plantillas guiadas para añadirlos. 

En general, los metadatos contienen la siguiente información:

• Título del recurso.
• Idioma en el que está desarrollado.
• Descripción general.
• Palabras clave (de tres a cinco).
• Versión.
• Estatus: borrador, final, en actualización.
• Fecha de publicación.
• Tipo de recurso educativo: multimedia, simulación, video, diapositiva, ejercicio, cuestionario, texto narrativo, autoevaluación, experimento, conferencia...
• Nivel de interactividad: nivel de intercambio de información entre los usuarios y el recurso educativo, el grado de manipulación que se permite de los contenidos y del propio recurso.
• Nivel de dificultad del objeto de aprendizaje.
• Destinatario: características del usuario.
• Contexto: entorno educativo recomendado.
• Dificultad: relacionada al reto cognitivo propuesto en el recurso educativo.
• Tiempo estimado de aprendizaje que necesita el destinatario para alcanzar los objetivos o competencias del recurso educativo.
• Descripción acerca del uso: instrucciones o comentarios sobre cómo debe utilizarse el recurso.
• Formato.
• Tamaño en bytes.
• Localización: URL donde puede consultarse.
• Requisitos técnicos: plataforma o software requeridos para la visualización y correcto funcionamiento del recurso.
• Autor(es) (derechos morales).
• Licencia (incluye, si es el caso, quién posee los derechos patrimoniales).

Cuanta más de esta información incluyamos en los metadatos del recurso, con más precisión nos llevará el buscador que usemos hacia el tipo de recurso que queremos encontrar. Así, podemos considerar al propio motor de búsqueda como un sistema de organización.

Una vez introducidos los metadatos, podemos emplear etiquetas o hashtags para localizar recursos educativos. Las etiquetas son palabras o expresiones a través de las que localizamos información en nuestro navegador web. Estas etiquetas son típicas en aplicaciones de dispositivos móviles, que estaremos usando como recursos educativos inespecíficos.

También podemos utilizar extensiones del navegador que estemos usando. Son aplicaciones que versan sobre una materia concreta, como editores de ecuaciones, diseñadores de circuitos eléctricos o de mapas, traductores, gestores de correo y muchas más, que permiten guardar y compartir recursos, funcionando como un sistema de organización. Cada navegador tiene sus propias extensiones y, antes de usarlas, debemos conocer en profundidad el plan digital del centro y las herramientas digitales que nos permite utilizar la Administración educativa competente.

Por último, conviene tener claro que todo sistema de organización está sesgado por las perspectivas y experiencias de las personas que lo crean. Así, por ejemplo, algunos sistemas de organización clasifican los recursos en categorías predefinidas, mientras que otros se basan en combinaciones novedosas de las propiedades de los recursos para crear nuevas categorías. Ante esto, los metadatos ayudan a reducir esos sesgos.